Rennen en doen

De afgelopen dagen voerde ik intakegesprekken met klanten die de samenwerking in hun team willen verbeteren. Zij vertelden me vaak hoe ze zich “geleefd” voelen door organisatieveranderingen die steeds complexer worden en elkaar snel opvolgen. Hun dagen zitten tjokvol afspraken en ze missen de ademruimte om over de lange termijn na te denken of met het team te bespreken hoe ze samen de uitdagingen van deze tijd kunnen aangaan.

Onder druk zijn mensen geneigd zich meer focussen op hun eigen taken. Ze raken gevangen in een tunnel van rennen en doen, gericht op korte-termijndoelen en details. Dit kan zelfs aantrekkelijk zijn: elke afgevinkte taak geeft een fijn shotje dopamine. Maar de verschuiving van teambelang naar eigen belang heeft ook een prijs; teams worden ineffectiever.

Hoe complexer de uitdaging(en) waar het team voor staat, hoe groter de druk op de onderlinge relaties wordt. Meningen verharden, verschillen worden scherper en een systeem onder druk vervalt gemakkelijk in improductieve patronen. Hoe harder individuen gaan rennen voor hun eigen taak, hoe trager de gezamenlijke verandering op gang komt.

Arend Ardon verwoordt dit treffend:

“Hollend naar de toekomst herhalen we patronen uit het verleden.”

Een volwassen team

Om als team te floreren tijdens complexe veranderingen, is het belangrijk dat leiders en teamleden zich blijven ontwikkelen, zowel persoonlijk én als team. Een team dat bestaat uit ervaren professionals haalt niet vanzelfsprekend het maximale uit de samenwerking.

Een volwassen team heeft een aantal kenmerken onder andere:

• Er zijn heldere teamdoelstellingen geformuleerd, waar iedereen zich aan gecommitteerd heeft
• Iedereen voelt zich verantwoordelijk voor het bereiken van de gezamenlijke doelen.
• Informatie kan vrij stromen; iedereen heeft gelijke inbreng en wordt gehoord.
• Ieders inbreng wordt benut.
• Het team kan goed omgaan met onderlinge verschillen.
• Issues worden snel aangepakt.
• Besluitvorming verloopt soepel.
• Teamleden voelen zich verbonden.
• De resultaten zijn optimaal.

Hieronder bespreek ik enkele van deze kenmerken nader.

1. Heldere teamdoelstellingen, passend bij de ambitie

Onderzoek of de teamdoelstellingen nog aansluiten bij de ambitie van de organisatie en of het team echt gezamenlijke verantwoordelijkheid neemt voor het behalen van deze doelen. Is er een gedeeld beeld van de doelstellingen die samenwerking vragen? Weet iedereen waar hij of zij verantwoordelijk voor is en welk commitment en gedrag dat vereist? Lijden bepaalde resultaten momenteel onder ineffectieve samenwerking? Maak ook eens verschil tussen de individuele doelen en die van het team als geheel. Dat levert veel helderheid op.

Complexe veranderingen vragen om collectieve intelligentie en creativiteit. Succesvolle teams hebben interactiepatronen ontwikkeld die zorgen voor een maximale uitwisseling van ideeën en informatie. Verschillende perspectieven zijn nodig om complexe uitdagingen op te lossen. Er is een sfeer waarin iedereen zich durft uit te spreken en gehoord wordt. In plaats van elkaar te overtuigen met meningen, bevragen teamleden elkaar. In de filosofie van Deep Democracy heet dit mooi ‘vrijmoedig spreken en openhartig luisteren’.

Wat dit lastig maakt is het volgende: hoe uitdagender de taak, hoe meer de onderlinge relaties onder druk komen te staan. De verbinding neemt af en verwijdering neemt toe.

En aangezien de kwaliteit van de relatie de inhoud kleurt, kun je je voorstellen dat teamleden minder openstaan voor elkaars ideeën. Ze gaan gesprekken uit de weg en houden hun eigen inzichten bij zich. De uitwisseling van ideeën neemt af, de effectiviteit van het team neemt af en de druk op het team neemt meer toe omdat resultaten eronder lijden. Een vicieuze cirkel waar een team ongewild in kan belanden, die zowel de persoonlijke als teamgroei belemmert.

Circulaire gedragspatronen

Ook reacties van teamleden op elkaar worden minder effectief, Sommigen kunnen zich verheven voelen boven anderen en gaan domineren, anderen gaan zich schikken of terugtrekken. Ineffectieve gedragspatronen ontstaan: hoe meer de een … hoe meer de ander….. Dus hoe meer de een domineert, hoe meer de ander zich terugtrekt, hoe meer de een gaat domineren et cetera. Gedrag is circulair, het heeft geen begin en geen einde. Teamleden zullen samen in gesprek moeten gaan over het gedragspatroon waar zij samen deel van uitmaken. Het herkennen van deze dynamiek, het erkennen, wellicht een herstelbeweging maken, investeren in verbinding en experimenteren met effectievere interacties. De hamvraag is: welke interactiepatronen dragen bij aan het bereiken van onze resultaten? Niemand is de oorzaak van ineffectieve interacties, maar iedereen is verantwoordelijk, dus ook alle teamleden.

3. Reflectie als kern van samenwerking

Een team dat in staat is haar eigen effectiviteit blijvend te monitoren, ineffectieve patronen bespreekbaar te maken en verschillen weet te overbruggen, is steeds beter in staat om te floreren als team. Reflectie is een vaardigheid die het team heeft te ontwikkelen om goed in te kunnen spelen op de complexe veranderingen.

Het vereist bewuste inspanning, specifieke technieken en regelmatige oefening om effectief te zijn. Hoewel reflecteren vaak als iets natuurlijks wordt gezien, is het als team een proces dat systematisch moet worden aangeleerd en onderhouden.

Een essentieel onderdeel van reflecteren is het omzetten van inzichten in acties. Het vermogen om lessen uit het verleden te vertalen naar concrete verbeterpunten in de toekomst is een kernonderdeel van de vaardigheid.

Persoonlijk leiderschap, zelfreflectie en zelfregulatie

Reflecteren als team vraagt ook om groei in persoonlijk leiderschap, zelfreflectie en zelfregulatie.

Persoonlijk leiderschap begint met zelfinzicht: weten wie je bent en hoe je reageert in verschillende situaties (zelfregulatie). Het vermogen om je eigen emoties, gedachten en gedrag te sturen en aan te passen om je doelen te bereiken. Het houdt in dat je bewust keuzes maakt, impulsief gedrag beheerst, en flexibel reageert op uitdagingen. Teamleden die verantwoordelijkheid nemen voor hun gedrag en prestaties dragen bij aan een positieve teamdynamiek. Ze zijn proactief in plaats van reactief en helpen uitdagingen op een constructieve manier aan te pakken.

Een oefening

Bespreek aan het einde van een overleg eens welke gedragingen hebben bijgedragen aan het doel van het overleg en welke gedragingen minder behulpzaam waren. Schrijf deze op een flap en bespreek welke afspraken jullie willen maken.

Soms heeft iemand de beste intenties met bepaald gedrag, maar werkt dit juist averechts. Denk bijvoorbeeld aan grapjes maken als er een gevoelig onderwerp ter tafel komt.

Evalueer jullie afspraken en gewoontes regelmatig. Welke zijn helpend voor de toekomst en welke werken niet meer? Welke gewoonten kunnen jullie herzien om beter aan te sluiten bij onze doelen?

Een vraag aan jou: Hoe vaak staan jij en je team stil bij jullie effectiviteit? Kan informatie vrij stromen? Worden er vragen gesteld en wordt er op elkaars ideeën voortgeborduurd?

Tot slot: als teamcoach help ik teams om autonoom en zelflerend te worden. Ik begeleid hen bij het reflecteren op hun gedrag en het doorbreken van ineffectieve patronen. Dit leidt tot een werkklimaat waarin mensen zich verbonden, vrij en verantwoordelijk voelen. Een klimaat waarin openheid en nieuwsgierigheid centraal staan, en waarin men zich durft uit te spreken. Zo draagt elke stap bij aan de gezamenlijke ambitie en de resultaten die het team wil bereiken.

Groet, Marije

Met dank aan de inspiratie van Marijke Spanjersberg Arend Ardon Jobbeke de Jong Karin Derksen

Wil je eens sparren over de interactiepatronen in jouw team en hoe ik organisaties en teams ondersteun?

Neem gerust contact op!